Privacy HR

La privacy degli utenti è una priorità per Mindlogix S.r.l., una Società operante in Italia con sede centrale in Via G. Oberdan, 13G,73100 e partita IVA IT05225990752 (nel seguito denominata “Società”). La Società è il Titolare del Trattamento dei dati personali dei candidati (i “Candidati”) e si impegna a rispettarne la riservatezza, a trattarli con la massima attenzione e a garantirne la massima protezione, nel rispetto del Regolamento 2016/679 del 27 aprile 2016 sulla protezione delle persone fisiche in riferimento al trattamento dei dati personali e al libero spostamento di tali dati (nel seguito denominato “GDPR”) e delle normative nazionali vigenti in materia.

La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni sui dati personali raccolti e sulle finalità del loro trattamento, oltre ai diritti degli interessati dei mezzi per esercitarli. Invitiamo gli utenti a leggere attentamente quanto segue per comprendere le pratiche da noi adottate nel trattamento dei dati personali e i nostri principi in merito. Qualsiasi domanda relativa al trattamento dei dati personali può essere inviata al seguente indirizzo e-mail: info@mindlogix.it

1. Finalità del trattamento dei dati e base giuridica
La Società raccoglie e tratta i dati personali degli utenti nell’ambito della gestione delle candidature da essi presentate per un impiego attuale o futuro presso la Società.

La base giuridica per il trattamento dei dati personali ai fini di una candidatura effettiva è l’esecuzione di una misura precontrattuale (art. 6 comma1 lett. b del GDPR).
La base giuridica per il trattamento (archiviazione) dei dati personali ai fini di una futura offerta di lavoro è il consenso (art. 6 comma 1 lett. a del GDPR).
Alcune informazioni (ad esempio lo stato del visto, i permessi di lavoro, ecc.) saranno raccolte e trattate ai fini del rispetto di un obbligo legale (art. 6 comma 1 lett. c. del GDPR).

2. Dati personali oggetto del trattamento
La Società tratta i seguenti dati personali nell’ambito della procedura di valutazione delle candidature e successiva assunzione:

Dati d’identificazione personale;
Indirizzo di residenza e indirizzo e-mail;
Numero di telefono;
Video (nel caso in cui i colloqui siano condotti usando strumenti video);
Caratteristiche demografiche;
Nazionalità e, se necessario, documento d’identità, permesso di lavoro e certificato di residenza (per i controlli obbligatori previsti dalla legge sull’impiego di lavoratori stranieri);
Curriculum, lettera di presentazione, informazioni su titoli di studio/diplomi ed esperienze professionali;
Informazioni rese note nei colloqui di lavoro, nei CV o nella corrispondenza;
Fotografie;
Hobby e interessi;
Informazioni sui candidati reperibili pubblicamente su Internet (ad es. dal profilo LinkedIN o Facebook);
Estratto del casellario giudiziale (nei soli casi in cui lo stesso è richiesto per legge);
Richiesta di referenze (solo con il consenso dei candidati);
Dettagli delle visite al nostro sito web o ai siti web dei nostri destinatari (ad es., dati sul traffico, dati sulla posizione, log web, ecc.);

3. Responsabili del Trattamento
La Società può concedere ad un Responsabile del Trattamento l’accesso ai dati personali per procedere al loro trattamento per nostro conto e nel rispetto delle nostre istruzioni. A seconda dei casi particolari, uno o più dei seguenti soggetti potranno essere destinatari dei dati dei candidati:

Factorial HR, Piattaforma HR, Spagna
Sendgrid (Twilio), Servizio di posta elettronica, Irlanda
Amazon Web Services (AWS), Web Hosting, Germania
Microsoft Azure, Germania
Enablit S.r.l. per attività di selezione e valutazione delle candidature

5. Sicurezza
La Società ha adottato misure appropriate per garantire che tutti i dati personali siano tenuti al sicuro, comprese misure di sicurezza per evitare che i dati personali possano andare accidentalmente persi, o siano utilizzati o accessibili in modo non autorizzato. Limitiamo l’accesso ai dati personali degli utenti a coloro che hanno un’autentica necessità professionale di venirne a conoscenza. Gli addetti al trattamento di tali informazioni se ne occuperanno solo in modo autorizzato e soggetti all’obbligo di riservatezza.
La Società si è anche dotata di procedure per affrontare qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Notificheremo i titolari dei dati e tutti gli enti di regolamentazione competenti di possibili violazioni della sicurezza dei dati laddove siamo tenuti a farlo.

6. Trasferimenti internazionali dei dati
La piattaforma della Società e i dati personali sono ospitati su sistemi che si trovano nello Spazio Economico Europeo, più precisamente nella Regione EU-West1 di Amazon Web Services, a Francoforte, in Germania.

7. Periodo di archiviazione
Se la candidatura di un utente ha esito positivo, includeremo tutte le informazioni raccolte su di lui/lei durante il processo di selezione nel suo file Dipendente. Se la candidatura non va a buon fine, conserveremo i dati personali non oltre il tempo necessario per le finalità per le quali il trattamento è stato effettuato, e comunque per un massimo di sei mesi, a meno che l’interessato dei dati abbia dato il suo consenso a tale scopo, nel qual caso i dati possono essere conservati per un massimo di 24 mesi.

8. Diritti del titolare dei dati
Ai sensi del GDPR, gli interessati possono esercitare alcuni diritti in merito al nostro trattamento di tali dati personali:

Diritto di essere informato: Gli interessati hanno il diritto di ricevere informazioni chiare, trasparenti e facilmente comprensibili sull’utilizzo dei suoi dati personali e sui suoi diritti.
Diritto di accesso: Gli interessati hanno il diritto di avere accesso ai propri dati personali.
Diritto alla rettifica: Gli interessati hanno il diritto di far rettificare i propri dati personali se sono inesatti o incompleti
Diritto alla cancellazione: Questo diritto permette all’interessato di richiedere la cancellazione o la rimozione dei suoi dati personali se non ci sono motivi che obbligano a continuare a usarli. Questo non dà un diritto assoluto alla cancellazione e ci possono essere eccezioni alla sua applicazione.
Diritto di limitare il trattamento: Gli interessati hanno il diritto di ‘bloccare’ o impedire l’ulteriore uso dei suoi dati personali. Quando il trattamento è limitato, abbiamo ancora la possibilità di conservare i dati personali, ma non possiamo utilizzarli ulteriormente.
Diritto alla portabilità dei dati: Gli interessati hanno ha il diritto di ottenere e di riutilizzare i suoi dati personali per finalità proprie attraverso diversi servizi.
Diritto di opposizione al trattamento: Gli interessati hanno il diritto di opporsi a certi tipi di trattamento.
Diritto di presentare un reclamo: Gli interessati hanno il diritto di presentare reclamo sulle nostre modalità di gestione e trattamento dei suoi dati personali alle proprie autorità nazionali competenti in materia di protezione dei dati.
Diritto di revocare il consenso: Gli interessati che hanno concesso il proprio consenso a ogni nostro trattamento dei loro dati personali, hanno il diritto di revocare tale consenso in ogni momento.
Diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato: L’Interessato ha il diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale basato esclusivamente su un trattamento automatizzato (compresa la profilatura) che produca effetti legali (o altrettanto significativi) per il titolare.

La Società di solito agisce su richiesta e fornisce informazioni gratuitamente, ma può addebitare una commissione ragionevole per coprire i costi amministrativi sostenuti per fornire informazioni nei seguenti casi:

richieste infondate o eccessive/ripetute; oppure
copie multiple delle stesse informazioni.

Gli interessati possono indirizzare le proprie comunicazioni ed esercitare i propri diritti inviando una comunicazione scritta al seguente indirizzo e-mail info@mindlogix.it. In alcuni casi, la richiesta può essere rifiutata se si riferisce alla cancellazione di dati necessari all’adempimento di obblighi legali.

9. Reclami all’autorità di controllo della protezione dei dati
La Società cerca di gestire tutte le richieste o i problemi sollevati dagli utenti in merito all’uso dei loro dati personali. Ogni Interessato ha il diritto di presentare reclamo ad un’Autorità di Controllo. Gli utenti che ritengono che il nostro trattamento dei dati in questione violi le disposizioni di legge sulla protezione dei dati, può far valere questo diritto presentando reclamo presso un’Autorità di Controllo nello Stato membro di residenza, presso il posto di lavoro o nel posto della presunta violazione.

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